Google Takeout & Gmail Aufräumaktion

Seit vielen Jahren nutze Ich für tägliche Dinge die Google-Dienste wie z.B. Gmail (bzw. den grandiosen Service Inbox) und bin damit nach wie vor sehr zufrieden. Trotzdem sollte man sich auch bei Clouddiensten Gedanken über Backups machen – und diese auch regelmäßig durchführen.

Mir sind bei Google noch nie Daten abhanden gekommen – dennoch beruhigt es mich, wenn ich weiß, dass alles noch einmal gesichert ist.

Google bietet dafür einen Dienst an, der sich Takeout nennt. Mit Takeout ist es möglich, *alle* Daten aus der Google-Cloud herunter zu laden und zu speichern – und ggf. später wieder hinzuzufügen. Das funktioniert nicht nur für Gmail, sondern auch für Google Drive oder Google Photos.

Um ein Takeout-Archiv zu erzeugen, muss man sich zunächst bei myaccount.google.com einmal „doppelt“ anmelden.

Ihre Inhalte gehören Ihnen

Unter „Persönliche Daten & Privatsphäre“ solltet Ihr den Link „Ihre Inhalte gehören Ihnen“ finden. Dieser führt zu Google Takeout.

Google Takeout

Unter „Archiv Erstellen“ gelangt Ihr zur Übersicht. Dort könnt ihr auswählen, welche Daten heruntergeladen werden sollen.

Google Takeout

Die Optionen sind selbsterklärend, wählt die Daten aus, die Ihr haben möchtet und klickt auf Weiter. Als nächstes habt ihr die Möglichkeit, euch den Downloadlink per Email zuschicken zu lassen- oder aber, euch die Dateien direkt ins Google-Drive zu schieben.

Es kann mehrere Stunden dauern, bis das Archiv fertig gestellt wurde – also ist etwas Geduld gefragt. Mein Gmail-Archiv hat über 130000 Inhalte und stand nach ca. 5 Stunden zur Verfügung.

Das Gmail-Archiv kommt nach dem Download im Format .mbox – das ist in etwa grob vergleichbar mit einer Outlook-PST Datei. Dieses Archiv könnt ihr z.B. in Thunderbird einbinden, und bei einem Datenverlust die Emails per IMAP wieder in euer Gmail-Konto, oder zu einem anderen Dienst hochladen.

Um die Datei in Thunderbird zu importieren ist die Installation eines Plugins (ImportExportTools) notwendig. Ladet es herunter, öffnet die Add-Ons in Thunderbird (Extras -> AddOns und wählt die Option „Add-On aus Datei installieren“ aus.

Addons Installieren

 

Nach einem Neustart, stehen euch die Import-Export Tools unter „Extras“ zu verfügung.

 

Import MBOX

Nun wählt Ihr im Posteingang einen lokalen Ordner aus – und importiert eure .mbox Datei über Extras -> Import / export. Danach habt ihr alle Nachrichten, gesendete Objekte und SPAM Nachrichten in einem lokalen Ordner.

Takeout Import mbox

GMAIL Cleanup 

Da ich Gmail nutze, seit es den Dienst gibt, hat sich dort mit den Jahren jede Menge Datenmüll angesammelt. Manchmal muss man sich ja von alten Daten trennen – aber bei Gmail ist es (aufgrund der Masse) gar nicht so einfach.

Mein Ansatz ist, einfach alles zu löschen, was älter als 5 Jahre ist. Dafür bietet Gmail einen die Möglichkeit, über das Suchfeld zu filtern. Newsletter und Werbung etc. lösche ich regelmäßig mithilfe der Kategorien.

Bevor man Emails löscht, sollte man sich selbstverständlich ein Takeout-Archiv anlegen, damit nichts verloren geht.

Um alte Nachrichten zu löschen, könnt Ihr z.B. „before:2011/1/1“ ins Suchfeld eingeben. Nun zeigt Gmail euch alle Emails an, die vor dem gewählten Datum eingegangen sind. Mit einem Klick auf das „Markieren“ Feld, könnt Ihr nun alle Emails selektieren.

Gmail Cleanup

Die Option „Alle Konversationen auswählen, die mit dieser Suche übereinstimmen“ ist selbsterklärend. Nach einem Klick darauf betätigt Ihr das Löschen-Symbol und befreit euer Konto von unnötigem Ballast..

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